À propos de iWE
iWE est une application SaaS lowcode de gestion pour les métiers du service qui fabrique un espace de travail collaboratif pour couvrir 100% des activités du client. Chaque dossier est un espace de travail qui intègre toutes les fonctionnalités de gestion où différents acteurs partagent données et processus. Les applications sont déployées sur les secteurs de l’immobilier, de l’assurance et du service représentant un panel de plus de 500 utilisateurs back-office.
Contexte
Recruté il y a 5 ans, je suis l’unique Product Designer de l’équipe. Mes objectifs sont de refondre complètement le style de l’application tout en améliorant l’expérience sur les fonctionnalités existantes et en spécifier de nouvelles pour apporter une valeur ajoutée et une optimisation forte dans les tâches quotidiennes de nos clients.
Mes responsabilités sont :
- Définition de la vision, la stratégie du produit via une roadmap en collaboration avec le CTO et le CEO,
- Réception et analyse des besoins clients et points de douleur rencontrés,
- Rédaction des spécifications, création des parcours utilisateurs, découpage et hiérarchisation des Users Stories,
- Création et maintenance d’un design system, réalisation des wireframes et maquettes avec simulation des interactions,
- Priorisation, affinage et planification type gantt puis passage en sprint kanban des fonctionnalités.
- Création des outils de communication comme le site web et divers supports print et web.
iWE v1
Présentation des maquettes
Les fonctionnalités sur lesquelles j’ai travaillé sont nombreuses. Afin de vous présenter l’application de manière globale et l’articulation des fonctionnalités entres elles, nous allons partir sur le workflow client suivant qui décrit la gestion d’un dossier de rénovation suite à un sinistre :
1. Réception d’une mission
L’utilisateur se connecte.
Composant Login
Fonctionnalités spécifiées :
- Indicateur de complexité ou règles de renforcement,
- Parcours mot de passe oublié,
- Onboarding (Création, CGU, Info. perso., Page mon compte).
L’utilisateur accède à son dashboard et prend connaissance d’une nouvelle mission reçue.
Composant Dashboard
Fonctionnalités spécifiées :
- Chaque utilisateur avec un rôle unique possède un dashboard sur mesure,
- Suivre des KPI via la définition de threshold,
- Mise en avant des actions via un FAB button,
- Filtrer son travail.
L’utilisateur navigue sur la mission depuis un rapport.
Composant Rapport
Fonctionnalités spécifiées :
- Analyser des données sur plusieurs paramètres,
- Utiliser des actions de masse pour gérer son travail,
- Filtrer les données,
- Créer des tableaux croisés dynamiques et drilldown,
- Extraire des données sous format excel.
L’utilisateur ouvre le dossier et la communication de missionnement.
Composant Communication
Fonctionnalités spécifiées :
- Générer et transmettre des communications cross canal (email, courriers, sms),
- Générer une communication à partir de modèles adaptés à chaque étape du processus métier,
- Visualiser, sélectionner des pièces jointes et les importer dans le dossier,
- Traiter les communications.
L’utilisateur ouvre le document de missionnement.
Composant Document
Fonctionnalités spécifiées :
- Générer des documents complexes (contrats, relevés de comptes, factures, etc.),
- Importer, visualiser, renommer, qualifier,
- Organiser et classer des documents dans des dossiers ou via des libellés.
2. Ouverture du dossier
L’utilisateur démarre le formulaire d’ouverture.
Composant Tâche
Fonctionnalités spécifiées :
- Affecter et guider les utilisateurs à l’aide d’un processus d’activité et de tâches,
- Proposer des raccourcis pour réaliser en 1 clic (action) les opérations essentielles,
- Générer des documents et communications depuis la tâche.
- Mise en avant des tâches à réaliser, des jalons métiers en retard.
L’utilisateur remplit le formulaire d’ouverture.
Composant Formulaire
Fonctionnalités spécifiées :
- Permettre la saisie et le contrôle de données suivant plusieurs étapes qui peuvent être conditionnées aux réponses précédentes.
3. Planification d’un rendez-vous
L’utilisateur ouvre l’outil planification et compare des commerciaux.
Composant Outil de planification
Fonctionnalités spécifiées :
- Géolocaliser des ressources et des compétences,
- Connecter et synchroniser des agendas utilisateurs (gmail, Microsoft, Yahoo, etc.).
L’utilisateur compare l’agenda et les tournées.
Composant Outil de planification
Fonctionnalités spécifiées :
- Afficher l’agenda des utilisateurs,
- Afficher et comparer les tournées sur une carte.
L’utilisateur crée un rendez-vous et affecte le commercial.
Composant Outil de planification
Fonctionnalités spécifiées :
- Planifier et affecter des rendez-vous au dossier.
L’utilisateur visualise les intervenants du dossier.
Composant Participant
Fonctionnalités spécifiées :
- Ajouter des participants dans un dossier, leur donner un rôle,
- Gérer un référentiel de sociétés et contacts,
- Consulter un historique de dossiers par contact.
L’utilisateur affecté est notifié.
Composant Notification
Fonctionnalités spécifiées :
- Notifier par email les intervenants internes et externes de chaque interaction importante qui les concerne.
4. Réalisation du devis
L’utilisateur renseigne les prestations réalisées pour générer le devis.
Composant Formulaire
Fonctionnalités spécifiées :
- Décliner un ensemble de types de champ, de tableaux et leur comportement,
- Elaborer une grille et des directives d’implémentation.
5. Réalisation du chantier
L’utilisateur fait signer le client à l’ouverture du chantier sur place.
Composant Signature
Fonctionnalités spécifiées :
- Signature électronique (contrats, devis, etc.),
- Signature manuscrite (bons de livraisons, quitus, etc.).
6. Facturation du dossier
L’utilisateur génère la facture pour l’envoyer au client.
Composant Fil d’ariane
Fonctionnalités spécifiées :
- Représenter de manière compacte l’avancée et les tâches du dossier,
- Permettre de lancer des formulaires et actions rapidement depuis le dossier.